Il y a un art à rédiger des e-mails. Certaines personnes ont une capacité naturelle, tandis que d'autres peuvent trouver que c'est la partie du travail qui prend le plus de temps. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte : le ton, la longueur et la capacité à communiquer ou non ce que vous essayez de dire.
Il n'y a rien de tel que de relire un e-mail que vous avez écrit, de faire des ajustements et de vous sentir suffisamment en confiance pour envoyer. Mais alors quoi ? Si aucune réponse n’est apportée dans un délai idéal et que vous avez besoin d’une réponse le plus tôt possible, comment naviguer dans l’e-mail de rappel ?
Le suivi est toujours encouragé, mais il peut être difficile de demander une réponse sans paraître insistant. Nous sommes là pour vous aider.
1. Donnez-leur le bénéfice du doute.
Dans l’ensemble, nous sommes conditionnés à ressentir la normalité en étant constamment connectés les uns aux autres. Nous sommes habitués à recevoir des réponses presque immédiatement en ligne et sommes confus lorsque nous ne les recevons pas. Si la messagerie instantanée a contribué à rendre la vie plus pratique, elle a également déformé notre perception de ce qu'est un temps de réponse raisonnable. Ainsi, avant de rédiger un e-mail de suivi, réfléchissez à vos attentes en matière de calendrier. Une astuce pour créer ce suivi serait de l'écrire et de le laisser pendant une journée sans l'envoyer. Si vous recevez une réponse dans les 24 heures suivant le brouillon d'e-mail, vous n'avez pas besoin de l'envoyer ! Si vous ne le faites pas et que vous vous sentez bien dans la façon dont c'est écrit, allez-y.
2. Soyez gentil.
Personne n’aime poursuivre les gens. Cependant, vous ne voulez jamais laisser transparaître votre frustration à travers un e-mail de suivi (ou tout autre). Les e-mails sont envoyés dans des courriers indésirables et parfois les gens sont confrontés à tellement d'autres situations qu'ils n'ont tout simplement pas encore eu le temps de vous répondre. C'est bon. Nous sommes tous humains !
Essayez de vous abstenir d'utiliser des termes tels que « Je n'ai toujours rien entendu de votre part » ou « Je ne comprends pas pourquoi il vous faut si longtemps pour me répondre à ce sujet ».
La plupart d’entre nous ne réagissent pas bien à l’hostilité. Alors, donnez une pause aux gens et écrivez comme si vous supposiez qu'ils ne l'avaient jamais vu.
3. Expliquez pourquoi vous effectuez un suivi.
De nos jours, nous sommes tous occupés. Quand vous avez l’impression que votre liste de choses à faire est interminable, il est difficile de penser à la charge de travail de quelqu’un d’autre que la vôtre. Pour cette raison, il est important de rappeler au destinataire la raison pour laquelle vous effectuez un suivi. Bien sûr, la raison variera en fonction de la situation, mais cela ne fait jamais de mal de s'enregistrer chaleureusement et de s'assurer qu'ils ont bien reçu votre message.
4. Essayez d'autres méthodes.
Le courrier électronique est la méthode de communication professionnelle par excellence, mais il ne doit pas nécessairement être le seul moyen d'entrer en contact avec quelqu'un. Pourquoi ne pas décrocher le téléphone ? Parfois, le courrier électronique n'est pas leur moyen de communication préféré, et il est plus facile de traduire le ton dans un suivi lorsque vous parlez réellement à la personne.
Si vous préférez vous en tenir au courrier électronique, vous pouvez également y effectuer des ajustements. Si vous avez envoyé votre e-mail précédent le matin, essayez d'envoyer votre suivi dans l'après-midi. Parfois, la clé est d’attraper quelqu’un au bon moment de la journée.
5. Fixez une date limite.
Inclure une date de fin ferme dans vos e-mails de suivi peut être très efficace. Il est possible que la personne que vous essayez de joindre ne sache pas quand elle est censée répondre et puisse par la suite donner la priorité à d'autres choses. Leur informer d’un délai met la balle dans leur camp et vous enlève toute responsabilité.
Lorsque toutes les parties savent quand quelque chose est dû, cela élimine les risques de problèmes de communication et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.